Wanneer uw klant zijn factuur niet betaald stuurt u waarschijnlijk aanmaningen. Maar wat als de aanmaningen ook niet werken? Er is nog één stap die u kunt nemen voordat u naar de advocaat of een incassobureau gaat: een ingebrekestelling opsturen. Hieronder kunt u lezen wat deze precies inhoud en welke onderdelen niet mogen ontbreken.

Wat is een ingebrekestelling?

Een ingebrekestelling is een officiële brief waarin u uw klant vraagt om te betalen binnen een bepaalde termijn. In feite is dit een laatste kans om te betalen zonder verdere gevolgen.

Volgens de officiële omschrijving van de FOD Economie dient de geadresseerde een verplichting zoals een probleem oplossen, bedrag betalen of contractuele verbintenis naleven die op hem rust na te komen.

Wij raden aan om de ingebrekestelling per aangetekende brief met ontvangstbevestiging op te sturen. Zo kan de wanbetaler niet meer beweren dat hij niet op de hoogte was aangezien een aangetekende brief wordt gezien als rechtsgeldig afgiftebewijs en dus juridische bescherming biedt.

Gegevens die u dient te vermelden

Bij het opstellen van een ingebrekestelling mag u de volgende gegevens zeker niet vergeten te vermelden:

1. het begrip “ingebrekestelling”
2. de datum
3. adresgegevens van de geadresseerde
4. samenvatting van het probleem
5. verzoek om oplossing
6. termijn om het probleem te regelen
7. adresgegevens en handtekening van de afzender

Vergeet niet om ook alle bewijsstukken toe te voegen zoals de betreffende factuur, eerder gestuurde aanmaningen, bestelbon e.d.

Voorbeeldbrief

Om het u makkelijk te maken vindt u hier een voorbeeldbrief die u kunt sturen als aangetekende brief met ontvangstbevestiging.

Ingebrekestelling

Plaats en datum
Naam en adres van de geadresseerde
Naam en adres van de afzender

Betreft: factuurnummer en -datum

Geachte heer, mevrouw

Bovenstaande factuur is, ondanks schriftelijke en telefonische aanmaningen, nog steeds niet betaald. We geven u een laatste mogelijkheid om het totaalbedrag voor xxx (datum) over te maken op onze rekening xxx (rekeningnummer).

Indien wij uw betaling niet ontvangen, dan zullen wij xxx (een advocaat of een incassobureau inschakelen) om de factuur te incasseren. Alle kosten en wettelijke intresten die hieruit voortvloeien, zullen volledig voor uw rekening zijn.

Met vriendelijke groeten,
(handtekening)